Y-Prime, LLC Privacybeleid

Doel
Y-Prime, LLC (YPrime) zet zich in voor transparantie wanneer het gaat over het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens. Dit beleid beschrijft YPrime’s toewijding tot privacy, bescherming van gegevens en individuele rechten en plichten met betrekking tot persoonsgegevens.

Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens van klanten, klinische proefpatiënten, verkopers, sollicitanten, werknemers, aannemers, vroegere werknemers en bezoekers van de website van YPrime (zoals cookies en internet tags), dewelke geleverd worden aan of verzameld worden door YPrime.

Uw privacyrechten in Californië
Onder de Californische “Shine the Light” wetgeving kunnen residenten, die bepaalde persoonlijke identificatie-informatie leveren voor het verkrijgen van producten of diensten voor persoonlijk gebruik of voor familie en gezinsleden, (eenmaal per kalenderjaar), informatie aan ons verzoeken en verkrijgen over de klanteninformatie die wij delen (indien deze er is) met andere ondernemingen voor hun eigen direct marketinggebruik Indien van toepassing, zou deze informatie de categorieën van klanteninformatie en de namen en adressen bevatten van deze ondernemingen waarmee wij klanteninformatie deelden voor het volledige voorgaande kalenderjaar (bv. verzoeken gemaakt in 2021, zal informatie ontvangen betreffende 2020, gedeelde activiteiten, indien deze er zijn).

Om deze informatie te verkrijgen, gelieve een e-mail te sturen aan privacy@yprime.com met “Verzoek voor privacy-informatie voor Californië” in de onderwerpregel en in de boodschap zelf. Wij zullen de verzochte informatie naar uw e-mailadres sturen als antwoord.

Gelieve te noteren dat niet alle gedeelde informatie gedekt wordt door de “Shine the Light” vereisten en dat enkel informatie over gedekt delen in ons antwoord zal begrepen worden.

YPrime respecteert individuele privacy en waardeert de vertrouwelijkheid van haar klanten, werknemers, deelnemers aan klinische proeven, verbruikers, ondernemingspartners en anderen. YPrime streeft ernaar persoonsgegevens te verzamelen, te gebruiken en openbaar te maken op een manier die overeenstemt met de wetgevingen van de landen waarmee zij zaken doet. Tegelijk eert zij de traditie van het handhaven van de hoogst mogelijke ethische normen in haar ondernemingspraktijken.

Vragen over dit beleid of verzoeken voor meer informatie dienen gericht te worden aan privacy@yprime.com. YPrime voldoet aan deAVG.

Dit beleid kan af en toe bijgewerkt worden. Wanneer materiële bijwerkingen gemaakt worden, wordt de datum van de laatste herziening weergegeven aan het einde van de pagina.

Definities
“Gegevensbeheerder” is een natuurlijk of wettelijk persoon, overheidsinstantie, agentschap of andere instantie die, alleen of in samenwerking met anderen, de doelstellingen en middelen bepaalt voor het beheren van persoonsgegevens.

“Betrokkene” is een geïdentificeerd of een identificeerbaar natuurlijk levend persoon.

“AVG” is de Algemene Verordening van Gegevensbescherming van de Europese Unie

“Persoonsgegevens” betreffen eender welke informatie die betrekking heeft op een levende individueel die geïdentificeerd kan worden door deze informatie. Onder AVG zijn deze gegevens gekend als “Persoonlijk Identificeerbare Informatie”.

“Beheren” is eender welk gebruik dat gemaakt wordt van de gegevens, inclusief verzamelen, opslaan, wijzigen, openbaar maken of vernietigen.

“Gegevensverwerker” is een natuurlijk of wettelijk persoon, overheidsinstantie, agentschap of andere instantie die persoonsgegevens verwerkt namens de gegevensbeheerder.

“Speciale Categorieën van persoonsgegevens” betekent informatie over de raciale of etnische origine van een individueel, strafregistergegevens, politieke opinies, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van vakbonden, gezondheid, seksleven of seksuele oriëntatie en biometrische gegevens, en is een vorm van persoonsgegevens.

“Strafregistergegevens” betekent informatie over de strafrechtelijke veroordelingen en criminele overtredingen van een individueel, en informatie met betrekking tot criminele beschuldigingen en procedures.

Principes van gegevensbescherming
YPrime verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de volgende principes van gegevensbescherming:

Verwerkt persoonsgegevens op een eerlijke, legale en transparante wijze.
Verzamelt persoonsgegevens enkel voor gespecificeerde, expliciete en wettige doeleinden.
Verwerkt persoonsgegevens enkel waar het adequaat, relevant en beperkt is tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden van het verwerken.
Houdt accurate persoonsgegevens bij en neemt alle redelijke stappen om te verzekeren dat inaccurate persoonsgegevens onmiddellijk verbeterd of gewist worden.
Houdt persoonsgegevens enkel bij voor de voor het verwerken noodzakelijke tijdsduur.
Neemt gepaste maatregelen om te verzekeren dat persoonsgegevens veilig zijn en beschermd zijn tegen niet geautoriseerd of onwettig verwerken, en tegen toevallig verliezen, vernietigen, of eender welke andere schade.

YPrime is verantwoordelijk over hoe het persoonsgegevens verwerft, verwerkt en erover beschikt, alsook voor het verzekeren van het naleven van bovenstaande principes.

Verwerkt persoonsgegevens op een eerlijke, legale en transparante wijze.
Verzamelt persoonsgegevens enkel voor gespecificeerde, expliciete en wettige doeleinden.
Verwerkt persoonsgegevens enkel waar het adequaat, relevant en beperkt is tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden van het verwerken.
Houdt accurate persoonsgegevens bij en neemt alle redelijke stappen om te verzekeren dat inaccurate persoonsgegevens onmiddellijk verbeterd of gewist worden.
Houdt persoonsgegevens enkel bij voor de voor het verwerken noodzakelijke tijdsduur.
Neemt gepaste maatregelen om te verzekeren dat persoonsgegevens veilig en beschermd zijn tegen niet geautoriseerd of onwettig verwerken en tegen toevallig verliezen, vernietigen, of eender welke andere schade.
Neemt de verantwoordelijkheid op over hoe het persoonsgegevens verwerft, verwerkt en beschikt, en voor het verzekeren van het naleven van bovenstaande principes.

Waar het de gegevensbeheerder betreft, vertelt YPrime individuelen de redenen voor het verwerken van hun persoonsgegevens, hoe het zulke gegevens gebruikt en de wettelijke basis voor het verwerken in haar privacyverklaringen, het niet verwerken van persoonsgegevens van individuelen om andere redenen. Waar YPrime vertrouwt op haar legitieme interesses als basis voor de gegevensverwerking, zal het een beoordeling uitvoeren om te verzekeren dat deze interesses niet overschreven worden door de rechten en vrijheden van individuelen. YPrime zal onmiddellijk persoonsgegevens bijwerken indien een individueel adviseert dat zijn/haar informatie gewijzigd of inaccuraat is.

Waar het de gegevensverwerker of de subverwerker betreft, zal YPrime enkel de persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgevingen, reglementeringen, voorschriften, en zoals specifiek gestuurd door de gegevensbeheerder.

Persoonsgegevens verzameld gedurende relaties tussen werknemer en contractor worden bijgehouden in het persoonlijke bestand van de individueel, op papier of in elektronische vorm en in de YPrime HR systemen. De perioden waarvoor YPrime zulke HR-betrokken persoonsgegevens bijhoudt zijn bevat in haar privacyverklaringen die verdeeld worden aan individuelen.

YPrime operatie- en onderhoudsopdrachtgevers hebben soms tijdelijk toegang tot persoonsgegevens tijdens het leveren van producten of diensten aan YPrime. Toegang tot persoonsgegevens door deze opdrachtgevers is beperkt tot wat redelijkerwijze noodzakelijk is voor de contractor om zijn beperkte functie voor Yprime uit te oefenen. YPrime vereist van haar operaties- en onderhoudsopdrachtgevers om: (1) de privacy van alle persoonsgegevens te beschermen consistent met deze nota, en (2) persoonsgegevens niet te gebruiken of openbaar te maken voor een ander doel dan YPrime te voorzien van producten en diensten, zoals vereist door de wet.

YPrime houdt een logboek bij van haar verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens met de vereisten van de AVG.

Individuele rechten
Als een onderwerp van de gegevens hebben individuelen een aantal rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens.

Toegangsverzoeken

Individuelen hebben het recht te weten welke persoonsgegevens over hun beheerd en verwerkt worden door YPrime en zich te verzekeren dat zulke persoonsgegevens accuraat en relevant zijn voor het doel waarvoor YPrime deze verzamelt. Indien een individueel een redelijk verzoek indient, zal YPrime hem/haar vertellen:

of zijn/haar gegevens al dan niet verwerkt worden en indien dit zo is, waarom, de categorieën van de betrokken persoonsgegevens en de bron indien de gegevens niet verzameld werden van de individueel;
naar wie zijn/haar gegevens werden openbaar gemaakt of kunnen gemaakt worden, inclusief ontvangers buiten de Europese Economische Zone (EEZ) en de beveiligingen die voor zulke transfers van toepassing zijn;
voor hoe lang zijn/haar persoonsgegevens opgeslagen worden (of hoe die periode wordt beslist);
zijn/haar rechten gegevens te verbeteren of te wissen, of verwerking te beperken of hiertegen bezwaar te maken;
zijn/haar rechten zich te beklagen over de toezichtautoriteit van de relevante vertrouwelijkheid van gegevens indien hij/zij denkt dat YPrime niet voldaan heeft aan zijn/haar rechten op gegevensbescherming, en
of YPrime al dan niet een geautomatiseerde besluitvorming uitvoert samen met de logica die betrokken is bij zulke besluitmaking.

YPrime zal de persoon ook voorzien van een kopij van de persoonsgegevens die werden verzameld tijdens het verwerken. Dit zal normaal in elektronische vorm zijn, indien de persoon een elektronisch verzoek heeft ingediend, tenzij de persoon dit in een andere vorm wenst.

Indien de persoon bijkomende kopijen vereist kan YPrime een redelijke vergoeding vragen, dewelke gebaseerd is op de administratieve kosten voor het leveren van de bijkomende kopijen.

Om zulk toegangsverzoek in te dienen, dient de persoon een e-email te sturen aan marketing@yprime.com. In praktisch alle gevallen is YPrime wettelijk vereist een identificatiebewijs te vragen vooraleer het verzoek kan verwerkt worden. Ook kan YPrime in sommige gevallen de gegevensbeheerder contacteren indien YPrime de gegevensverwerker (of subverwerker) is, indien van toepassing.

YPrime zal normaal binnen de periode van een maand vanaf de datum van ontvangst antwoorden op een verzoek. In sommige gevallen, zoals wanneer YPrime grote volumes van de gegevens van de persoon verwerkt, kan een antwoord gegeven worden binnen drie maanden vanaf de datum van ontvangst van het verzoek. YPrime zal de persoon een antwoord sturen binnen een maand na het ontvangen van het originele verzoek om hem/haar te vertellen dat dit het geval is.

Indien een toegangsverzoek manifest ongegrond of buitensporig is, is YPrime niet verplicht hieraan te voldoen. Alternatief kan YPrime instemmen om te antwoorden, maar zal zij een vergoeding aanrekenen, gebaseerd op de administratieve kosten om te antwoorden op het verzoek. Een voorbeeld van wanneer een toegangsverzoek beschouwd wordt als ongegrond of buitensporig manifest,is indien een verzoek waarop YPrime reeds geantwoord heeft, herhaald wordt. Indien een persoon een verzoek indient dat ongegrond of buitensporig is, zal YPrime hem/haar berichten dat dit het geval is en of zij al dan niet hierop zal antwoorden.

Andere rechten
Individuen hebben een aantal andere rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Individuen kunnen van YPrime eisen:

hun te informeren over de verzameling en het gebruik van hun persoonsgegevens;
inaccurate persoonsgegevens te verbeteren;
de verwerking te stoppen of persoonsgegevens te wissen die niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking;
verder te gaan met hun persoonsgegevens op te slaan maar deze niet te gebruiken;
het recht van een persoon te respecteren om bezwaar te maken tegen het verwerken van hun persoonsgegevens in bepaalde situaties zoals direct marketing;
hun te voorzien van hun persoonsgegevens in een draagbare vorm zodat dit gemakkelijk kan getransfereerd worden naar een andere IT-omgeving. Wij zullen gewoonlijk voldoen aan dit verzoek door de gegevens te leveren in de vorm van een “comma-separated-values” (csv) bestand;
het recht van een persoon te respecteren met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming, gebaseerd op hun persoonsgegevens;
het stoppen met verwerken of wissen van persoonsgegevens indien de interesses van de persoon YPrime’s legitieme gronden voor het verwerken van persoonsgegevens overschrijven (waar YPrime vertrouwt op haar legitieme interesses als een reden voor het verwerken van persoonsgegevens);
het stoppen met verwerken of wissen van persoonsgegevens indien het verwerken onwettig is; en
het stoppen met verwerken van persoonsgegevens voor een tijdsperiode indien de gegevens inaccuraat zijn of indien er een dispuut is of de interesses van de persoon al dan niet YPrime’s legitieme gronden voor het verwerken van persoonsgegevens overschrijven.

Om YPrime te vragen een van deze stappen te ondernemen dient de persoon een e-mail te sturen aan marketing@yprime.com.

Personen uit de EU (betrokkenen uit de EU) kunnen klachten sturen naar hun lokale gegevensbeschermingsautoriteit en kunnen bindende arbitrage inroepen voor sommige resterende claims die niet opgelost werden door andere verhaalmechanismen.
Indien u een opmerking of een bezorgdheid heeft die niet rechtstreeks met ons kan opgelost worden kan u ook de competente lokale gegevensbeschermingsautoriteit contacteren.

Veiligheid van gegevens
YPrime neemt de veiligheid van persoonsgegevens ernstig. YPrime heeft een intern beleid en beheert ter plaatse de bescherming van persoonsgegevens tegen verlies, toevallig vernietigen, verkeerd gebruik of openbaar maken, en om te verzekeren dat geen toegang verleend wordt tot gegevens behalve door werknemers in de correcte uitvoering van hun taken.

Waar YPrime derde partijen inschakelt voor het verwerken van persoonsgegevens namens hun, doen deze partijen dit op basis van geschreven instructies, hebben zij een geheimhoudingsplicht en zijn zij verplicht gepaste technische en organisatorische maatregelen te implementeren om de veiligheid van de gegevens te verzekeren.

YPrime erkent mogelijke aansprakelijkheid in gevallen waar persoonsgegevens overgedragen kunnen worden naar derde partijen. YPrime zal geen persoonsgegevens overdragen naar een derde partij zonder eerst te verzekeren dat de derde partij zich houdt aan principes of gelijkaardige wetgevingen die een adequaat en gelijkwaardig niveau van bescherming biedt. YPrime draagt geen persoonsgegevens over naar niet gerelateerde derde partijen, tenzij wettelijk gestuurd door een klant of een andere gegevensbeheerder. Bijvoorbeeld, zulke situaties zouden zijn het openbaar maken van de persoonsgegevens van een klant, vereist door de wet of een legaal beheer, of openbaar maken van vitaal belang van een identificeerbaar persoon, inhoudend leven, gezondheid of veiligheid. In het geval dat YPrime vereist wordt persoonsgegevens over te dragen naar een niet gerelateerde derde partij, zal YPrime verzekeren dat zulke partij een adequaat en gelijkwaardig niveau van bescherming biedt. In het geval dat YPrime ontdekt dat een niet gerelateerde derde partij die persoonsgegevens ontving van YPrime persoonsgegevens gebruikt of openbaar maakt op een wijze die tegenstrijdig is met deze nota, zal YPrime redelijke stappen ondernemen om het gebruik of openbaar maken te verhinderen of te stoppen.

Effectbeoordelingen
Sommige van de verwerkingen die YPrime uitvoert kunnen resulteren in risico’s van de privacy. Waar het verwerken kan resulteren in een hoog risico voor de rechten en vrijheden van de individueel, zal YPrime een effectbeoordeling van gegevensbescherming uitvoeren om de noodzakelijkheid en de evenredigheid van het verwerken te bepalen. Dit houdt in de beschouwing van de doelstellingen waarvoor de activiteit uitgevoerd wordt, de risico’s voor individuen en de maatregelen die kunnen gebruikt worden om deze risico’s te verminderen.

Gegevenslekken
Indien YPrime ontdekt dat er een lek optrad in de persoonsgegevens, wat een risico betekent voor de rechten en vrijheden van individuen, zal zij dit rapporteren aan de Informatiecommissaris binnen 72 uur vanaf de ontdekking hiervan. YPrime zal alle gegevenslekken opnemen, ongeacht hun effect.

Indien het lek waarschijnlijk het resultaat is in een hoog risico voor de rechten en vrijheden van individuelen, zal zij de betrokken individuelen op de hoogte brengen dat er een lek was en hun voorzien van informatie over de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die genomen werden om deze te verminderen.

Internationale gegevensoverdracht
Persoonsgegevens beheerd of verwerkt door YPrime kunnen overgedragen worden naar landen buiten de EEA.

YPrime verzekert naleving van dit beleid door het gebruik van modelcontractbepalingen die van toepassing zijn, en volledig onderzoekend en trachtend alle klachten of disputen op te lossen met betrekking tot het gebruik en het openbaar maken van persoonsgegevens bij inbreuk op dit beleid.

Verantwoordelijkheden werknemers YPrime
YPrime werknemers kunnen toegang hebben tot de persoonsgegevens van andere individuen en van onze klanten tijdens hun tewerkstelling. Waar dit het geval is vertrouwt YPrime op individuen om te helpen haar verplichtingen van gegevensbescherming te bereiken tegenover personeel en tegenover klanten.

Van werknemers die toegang hebben tot persoonsgegevens wordt vereist:

enkel toegang te krijgen tot gegevens waarvoor zij toegangsautoriteit hebben en enkel voor geautoriseerde doeleinden;
gegevens niet openbaar te maken, uitgezonderd aan individuen zowel binnen als buiten YPrime die de gepaste autorisatie hebben;
gegevens veilig te houden, bijvoorbeeld door te voldoen aan de regels voor toegang tot gebouwen, computers, inclusief paswoordbeveiliging, en op een veilige manier op te slaan en te vernietigen;
noch persoonsgegevens te verwijderen, noch toestellen die persoonsgegevens bevatten of gebruikt kunnen worden voor toegang hiertoe, uit de gebouwen van Yprime zonder gepaste veiligheidsmaatregelen te nemen zoals versleuteling of paswoordbeveiliging om de gegevens en het toestel te beveiligen.
geen persoonsgegevens op te slaan op lokale schijven of op persoonlijke toestellen die gebruikt worden voor werkdoeleinden; en
gegevenslekken waarvan zij zich bewust zijn, onmiddellijk te rapporteren aan privacy@yprime.com.

Gebrek aan toezicht op deze vereisten kan leiden tot een disciplinaire tekortkoming die zal behandeld worden onder YPrime’s disciplinaire beleid en procedures.

YPrime zal opleiding voorzien voor alle werknemers over hun gegevensbescherming als onderdeel van het inwerkingsproces en dit nadien op regelmatige tijdsintervallen herhalen.

Werknemers wiens rol regelmatige toegang vereist tot persoonsgegevens, of die verantwoordelijk zijn voor het implementeren van dit beleid of antwoorden op toegangsverzoeken onder dit beleid, zullen een bijkomende opleiding ontvangen om hun te helpen hun plichten te begrijpen en hoe ze daaraan kunnen voldoen.

Internetprivacy
YPrime, of derde partijen jegens YPrime, kunnen persoonsgegevens verzamelen via hun website en interacties van bezoekers met elementen van haar website, die ook onderwerp uitmaken van dit beleid. Zulke persoonsgegevens kunnen verzameld worden wanneer een persoon zijn of haar naam en/of adres ingeeft. YPrime, of derde partijen jegens YPrime, kunnen ook informatie verzamelen over bezoeken aan de YPrime website, zonder een individuele actieve indiening van informatie via verschillende geautomatiseerde digitale middelen, zoals IP adressen, cookie-identificatoren, pixels, en eindgebruikersactiviteit van de website. Hoewel de verzamelde informatie door zulk geautomatiseerde digitale middelen specifieke individuen niet rechtstreeks identificeert, geven internet webbrowsers automatisch informatie door naar de YPrime website met betrekking tot de software waarmee de computer van de gebruiker werkt, zoals het IP-adres en de browserversie. Informatie verzameld door deze technologieën kan niet gebruikt worden om individuen te identificeren zonder bijkomende identificeerbare informatie.

Cookies
YPrime gebruikt cookies, dit zijn kleine gegevensbestanden die door ons platform bediend worden en op uw toestel opgeslagen worden. Onze website gebruikt cookies die door ons of door derde partijen neergelaten worden voor een variëteit van doelstellingen, inclusief om de website te bedienen en te personaliseren om de ervaring van gebruikers te verbeteren en voor doelgerichte reclamedoeleinden. Cookies kunnen vervallen aan het einde van uw browsingsessie, of kunnen opgeslagen worden op uw computer, klaar voor de volgende keer dat u de website bezoekt. U kunt het instellen van cookies voorkomen door de instellingen op uw browser aan te passen (zie op uw browser “Help” sectie hoe dit te doen). Cookies uitschakelen zal een invloed hebben over hoe u onze website ervaart.

Versie 9, laatst bijgewerkt op 25 maart 2023