Y-Prime, LLC Privacybeleid

Doel

Y-Prime, LLC (YPrime) streeft naar transparantie met betrekking tot het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens. In deze kennisgeving wordt uiteengezet hoe YPrime omgaat met privacy, gegevensbescherming en individuele rechten en plichten met betrekking tot persoonsgegevens.

Deze kennisgeving is van toepassing op alle persoonsgegevens van klanten, deelnemers aan klinische onderzoeken, leveranciers, sollicitanten, werknemers, contractanten, voormalige werknemers en bezoekers van de website van YPrime (zoals cookies en internettags) die worden verstrekt aan of verzameld en verwerkt door YPrime.

Uw privacyrechten in Californië

Volgens de “Shine the Light”-wet van Californië hebben inwoners van Californië die bepaalde persoonlijk identificeerbare informatie verstrekken in verband met het verkrijgen van producten of diensten voor persoonlijk, gezins- of huishoudelijk gebruik het recht om voor hun eigen directmarketingdoeleinden van ons (eenmaal per kalenderjaar) informatie op te vragen en te verkrijgen over de klanteninformatie die wij (indien van toepassing) met andere bedrijven hebben gedeeld. Indien van toepassing omvat deze informatie de categorieën van klantengegevens en de namen en adressen van de bedrijven waarmee wij klantengegevens hebben gedeeld tijdens het onmiddellijk voorafgaande kalenderjaar (bv. verzoeken uit 2021 ontvangen informatie over eventuele uitwisselingsactiviteiten in 2020).

Om deze informatie te verkrijgen kunt u een e-mail sturen naar privacy@yprime.com met “Verzoek om Californische privacy-informatie” in de titel en in het tekstgedeelte van uw mededeling. Wij zullen dan als antwoord de gevraagde informatie naar uw e-mailadres sturen.

Houd er rekening mee dat niet alle gegevensuitwisseling valt onder de “Shine the Light”-eisen en alleen informatie over gegevensuitwisseling die onder de eisen valt, zal in ons antwoord worden opgenomen.

YPrime respecteert individuele privacy en waardeert het vertrouwen van zijn klanten, werknemers, deelnemers aan klinische onderzoeken, consumenten, zakelijke partners en anderen. YPrime streeft ernaar om persoonsgegevens te verzamelen, te gebruiken en openbaar te maken op een wijze die in overeenstemming is met de wetten van de landen waarin het zaken doet, maar het heeft ook een traditie van het handhaven van de hoogste ethische normen in zijn zakelijke praktijken.

Vragen over deze kennisgeving, of verzoeken om nadere informatie dienen te worden gericht aan privacy@yprime.com. YPrime handelt in overeenstemming met de AVG.

Deze kennisgeving kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt. Wanneer er belangrijke wijzigingen aan de tekst wordt aangebracht, wordt de datum van de laatste herziening aan het eind van de pagina vermeld.

Definities

“Verantwoordelijke voor de verwerking” is een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of andere instantie die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vastlegt.

“Betrokkene” is een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke, levende persoon.

“AVG” is de Algemene verordening gegevensbescherming van de Europese Unie.

“Persoonsgegevens” zijn alle gegevens die betrekking hebben op een levende persoon die aan de hand van die gegevens kan worden geïdentificeerd. Onder AVG staan deze gegevens bekend als ”persoonlijk identificeerbare informatie”.

“Verwerking” is elk gebruik dat van gegevens wordt gemaakt, met inbegrip van het verzamelen, opslaan, wijzigen, bekendmaken of vernietigen ervan.

“Gegevensverwerker” is een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of andere instantie die ten behoeve van de voor de verwerking verantwoordelijke persoon persoonsgegevens verwerkt.

“Bijzondere categorieën persoonsgegevens”: informatie over iemands ras of etnische afkomst, strafregistergegevens, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, vakbondslidmaatschap, gezondheid, seksleven of seksuele geaardheid en biometrische gegevens, en zijn een vorm van persoonsgegevens.

“Strafregistergegevens”: informatie over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten van een persoon, en informatie betreffende strafrechtelijke beschuldigingen en procedures.

Beginselen van gegevensbescherming

YPrime verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de volgende gegevensbeschermingsbeginselen:

Verwerkt persoonsgegevens eerlijk, rechtmatig en op transparante wijze.
Verzamelt persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
Verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer deze toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot hetgeen noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking.
Bewaart nauwkeurige persoonsgegevens en onderneemt alle redelijke stappen om ervoor te zorgen dat onnauwkeurige persoonsgegevens onverwijld worden gecorrigeerd of verwijderd.
Bewaart persoonsgegevens alleen voor de periode die nodig is voor de verwerking.
Neemt passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens veilig zijn en beschermd worden tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

YPrime aanvaardt verantwoordelijkheid voor de manier waarop het persoonsgegevens verkrijgt, verwerkt en verwijdert, en voor de naleving van de bovenstaande principes.

Verwerkt persoonsgegevens eerlijk, rechtmatig en op transparante wijze.
Verzamelt persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
Verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer deze toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot hetgeen noodzakelijk is voor de doeleinden van de Verwerking.
Bewaart nauwkeurige persoonsgegevens en onderneemt alle redelijke stappen om ervoor te zorgen dat onnauwkeurige persoonsgegevens onverwijld worden gecorrigeerd of verwijderd.
Bewaart persoonsgegevens alleen voor de periode die nodig is voor de Verwerking.
Neemt passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens veilig zijn en beschermd worden tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking, en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
Aanvaardt verantwoordelijkheid voor de manier waarop deze persoonsgegevens verkrijgt, verwerkt en verwijdert, en voor de naleving van de bovenstaande principes.

Wanneer YPrime wordt beschouwd als de verantwoordelijke voor de verwerking, brengt het individuen op de hoogte van de redenen voor de verwerking van hun persoonsgegevens, hoe het deze gegevens gebruikt en de rechtsgrondslag voor de verwerking in zijn privacyverklaringen, en verwerkt het geen persoonsgegevens van individuen om andere redenen. Wanneer YPrime zich beroept op zijn legitieme belangen als grondslag voor de verwerking van gegevens, zal het een beoordeling uitvoeren om ervoor te zorgen dat die belangen niet zwaarder wegen dan de rechten en vrijheden van individuen. YPrime zal persoonsgegevens onmiddellijk bijwerken indien een individu te kennen geeft dat zijn/haar informatie gewijzigd of onjuist is.

Wanneer YPrime als gegevensverwerker of sub-verwerker wordt beschouwd, zal deze de persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetten, regels en voorschriften, en zoals specifiek aangegeven door de gegevensbeheerder.

Persoonsgegevens die worden verzameld tijdens werknemers- en contractantenrelaties worden bewaard in het personeelsdossier van de betrokkene, op papier of in elektronische vorm, en in de HR-systemen van YPrime. De perioden gedurende welke YPrime dergelijke persoonsgegevens in verband met HR bewaart, staan vermeld in de privacyverklaringen die aan individuen zijn verstrekt.

Operationele en onderhoudscontractanten van YPrime hebben soms beperkte toegang tot persoonsgegevens bij het leveren van producten of diensten aan YPrime. Toegang tot persoonsgegevens door deze contractanten is beperkt tot hetgeen redelijkerwijs noodzakelijk is voor de contractant om zijn beperkte functie voor YPrime uit te voeren. YPrime eist van zijn contractanten voor operaties en onderhoud dat zij: (1) de privacy van persoonsgegevens beschermen in overeenstemming met deze kennisgeving, en (2) geen persoonsgegevens gebruiken of openbaar maken voor enig ander doel dan het leveren van producten en diensten aan YPrime, zoals vereist door de wet.

YPrime houdt een register bij van zijn persoonsgegevens-verwerkingsactiviteiten in overeenstemming met de vereisten van de AVG.

Welke gegevens we verzamelen en hoe deze worden gebruikt

De gegevens die worden verzameld door YPrime Technologies worden beschouwd als een speciale categorie als gedefinieerd door de AVG. Op basis van de opzet van het klinisch onderzoek kunnen de verzamelde gegevens het volgende omvatten:

demografische gegevens over de patiënt,
(geestelijke) gezondheidstoestand van de onderzoeksdeelnemer,
biometrische gegevens
genetische gegevens

Gegevens verzameld door YPrime Technologies houden verband met de uitvoering van een klinisch onderzoek en omvatten het verzamelen van gegevens over een onderzoeksdeelnemer dat wordt gedekt door geïnformeerde toestemming.

Individuele rechten

Als betrokkene hebben individuen een aantal rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens.

Verzoeken om toegang door de betrokkene

Individuen hebben het recht om te weten welke persoonsgegevens over hen worden beheerd en verwerkt door YPrime en om ervoor te zorgen dat dergelijke persoonsgegevens accuraat en relevant zijn voor de doeleinden waarvoor YPrime ze heeft verzameld. Als een persoon een redelijk verzoek indient, zal YPrime hem/haar vertellen:

of zijn/haar gegevens al dan niet worden verwerkt en zo ja, waarom, om welke categorieën persoonsgegevens het gaat en wat de bron van de gegevens is indien zij niet bij de betrokkene zelf zijn verzameld;
aan wie zijn/haar gegevens worden of kunnen worden doorgegeven, met inbegrip van ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en de waarborgen die op dergelijke doorgaven van toepassing zijn;
hoelang zijn/haar persoonsgegevens worden opgeslagen (of hoe over die periode wordt beslist)
zijn/haar recht op rectificatie of wissen van gegevens, of om de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken;
zijn/haar recht om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit inzake gegevensprivacy indien hij/zij van mening is dat YPrime zijn/haar rechten inzake gegevensbescherming niet heeft nageleefd; en
of YPrime al dan niet geautomatiseerde besluitvorming uitvoert en welke logica daarbij wordt gevolgd.

YPrime zal de betrokkene ook een kopie verstrekken van de persoonsgegevens die tijdens de verwerking zijn verzameld. Dit zal normaliter in elektronische vorm gebeuren indien de betrokkene zijn verzoek elektronisch heeft ingediend, tenzij de betrokkene anders verzoekt.

Indien de betrokkene extra kopieën wenst, kan YPrime een redelijke vergoeding vragen, die gebaseerd zal zijn op de administratieve kosten van het verstrekken van de extra kopieën.

Om een verzoek om toegang door de betrokkene in te dienen, moet de betrokkene een e-mailbericht sturen naar marketing@yprime.com. In bijna alle gevallen is YPrime wettelijk verplicht om een identificatiebewijs te vragen voordat het verzoek kan worden verwerkt. Ook kan het in sommige gevallen nodig zijn dat YPrime contact opneemt met de verantwoordelijke voor de verwerking indien YPrime de gegevensverwerker (of subverwerker) is, indien van toepassing.

YPrime zal normaliter binnen een maand na de datum van ontvangst op een verzoek reageren. In sommige gevallen, bijvoorbeeld wanneer YPrime grote hoeveelheden gegevens van de betrokkene verwerkt, kan het binnen drie maanden na de datum van ontvangst van het verzoek reageren. YPrime zal de betrokkene binnen een maand na ontvangst van het oorspronkelijke verzoek schriftelijk laten weten of dit het geval is.

Indien een verzoek om toegang van een persoon kennelijk ongegrond of buitensporig is, is YPrime niet verplicht daaraan te voldoen. YPrime kan er ook mee instemmen te antwoorden, maar zal dan een vergoeding aanrekenen, die gebaseerd zal zijn op de administratiekosten om aan het verzoek te voldoen. Een voorbeeld van wanneer een verzoek om toegang als kennelijk ongegrond of buitensporig kan worden beschouwd, is wanneer een verzoek wordt herhaald waarop YPrime reeds heeft geantwoord. Als een individu een verzoek indient dat ongegrond of buitensporig is, zal YPrime hem/haar hiervan op de hoogte stellen en aangeven of het al dan niet op het verzoek zal ingaan.

Overige rechten

Individuen hebben een aantal andere rechten met betrekking tot hun Persoonsgegevens. Individuen kunnen YPrime verzoeken om:

hun te informeren over het verzamelen en gebruiken van hun persoonsgegevens;
onjuiste persoonsgegevens te rectificeren;
de verwerking stop te zetten of persoonsgegevens te wissen die niet langer nodig zijn voor de doeleinden van de verwerking;
hun persoonsgegevens te blijven opslaan, maar niet te gebruiken;
het recht van een persoon te eerbiedigen om zich in bepaalde omstandigheden te verzetten tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, zoals voor direct marketing;
hun persoonsgegevens in een overdraagbare vorm te verstrekken, zodat zij gemakkelijk naar een andere IT-omgeving kunnen worden doorgegeven. Gewoonlijk voldoen wij aan dit verzoek door de gegevens te verstrekken in de vorm van een ”comma-separated-values” (csv)-bestand;
de rechten van een persoon met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming op basis van zijn/haar persoonsgegevens te eerbiedigen;
de verwerking te staken of persoonsgegevens te wissen indien de belangen van de betrokkene zwaarder wegen dan de legitieme gronden van YPrime voor de Verwerking van persoonsgegevens (wanneer YPrime zich beroept op zijn legitieme belangen als reden voor de verwerking van persoonsgegevens);
de verwerking te staken of persoonsgegevens te wissen indien de verwerking onwettig is; en
de verwerking van persoonsgegevens voor een bepaalde periode stop te zetten als de gegevens onjuist zijn of als er een geschil is over de vraag of de belangen van de persoon al dan niet zwaarder wegen dan de legitieme redenen van YPrime voor de verwerking van persoonsgegevens.

Om YPrime te verzoeken een van deze stappen te ondernemen, moet de persoon een e-mailbericht sturen naar marketing@yprime.com.

EU-personen (EU Data Subjects) kunnen een klacht indienen bij de autoriteit voor gegevensbescherming in hun land van herkomst en kunnen een beroep doen op bindende arbitrage voor bepaalde resterende vorderingen die niet via andere verhaalmechanismen kunnen worden opgelost.

Indien u een opmerking of een punt van zorg hebt dat niet rechtstreeks met ons kan worden opgelost, kunt u ook contact opnemen met de bevoegde plaatselijke autoriteit voor gegevensbescherming.

Gegevensbescherming

YPrime neemt de beveiliging van persoonsgegevens ernstig. YPrime heeft interne richtlijnen en controles om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onopzettelijke vernietiging, misbruik of openbaarmaking, en om ervoor te zorgen dat gegevens niet worden ingezien, behalve door werknemers bij de correcte uitvoering van hun taken.

Wanneer YPrime derden inschakelt om namens het bedrijf persoonsgegevens te verwerken, doen deze partijen dit op basis van schriftelijke instructies, hebben zij een geheimhoudingsplicht en zijn zij verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om de veiligheid van de gegevens te waarborgen.

YPrime erkent potentiële aansprakelijkheid in gevallen waarin persoonsgegevens kunnen worden overgedragen aan derden. YPrime zal geen persoonsgegevens overdragen aan een derde partij zonder zich er eerst van te verzekeren dat de derde partij zich houdt aan principes of vergelijkbare wetten die een adequaat en gelijkwaardig niveau van bescherming bieden. YPrime draagt geen persoonsgegevens over aan niet-gerelateerde derden, tenzij een klant of een andere voor de verwerking verantwoordelijke hiertoe rechtmatig opdracht geeft. Dergelijke omstandigheden zijn bijvoorbeeld openbaarmaking van persoonsgegevens van een cliënt op grond van de wet of een gerechtelijke procedure, of openbaarmaking in het vitale belang van een identificeerbare persoon, zoals wanneer het gaat om leven, gezondheid of veiligheid. In het geval dat YPrime wordt verzocht om persoonsgegevens over te dragen aan een niet-gerelateerde derde partij, zal YPrime ervoor zorgen dat deze partij een passend en gelijkwaardig beschermingsniveau biedt. Mocht YPrime vernemen dat een niet-gerelateerde derde partij die persoonsgegevens van YPrime heeft ontvangen, persoonsgegevens gebruikt of openbaar maakt op een wijze die in strijd is met deze kennisgeving, dan zal YPrime redelijke stappen ondernemen om het gebruik of de openbaarmaking te voorkomen of te stoppen.

Effectbeoordelingen

Een deel van de verwerking die YPrime uitvoert kan risico’s voor de privacy met zich meebrengen. Wanneer de Verwerking zou leiden tot een hoog risico voor de rechten en vrijheden van het individu, zal YPrime een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitvoeren om de noodzaak en evenredigheid van de verwerking te bepalen. Daarbij wordt onder meer gekeken naar de doeleinden waarvoor de activiteit wordt verricht, de risico’s voor individuen en de maatregelen die kunnen worden genomen om die risico’s te beperken.

Inbreuken op gegevens

Als YPrime ontdekt dat er een inbreuk is geweest op persoonsgegevens die een risico vormt voor de rechten en vrijheden van individuen, zal het dit binnen 72 uur na ontdekking melden aan de Informatiecommissaris. YPrime zal alle inbreuken op gegevens registreren, ongeacht het effect ervan.

Indien de inbreuk waarschijnlijk zal resulteren in een hoog risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal YPrime de betrokken personen op de hoogte brengen van de inbreuk en hun informatie verstrekken over de waarschijnlijke gevolgen ervan en over de maatregelen die het bedrijf heeft genomen om de inbreuk te beperken.

Internationale gegevensoverdracht

Persoonsgegevens die door YPrime worden beheerd of verwerkt, kunnen worden overgedragen aan landen buiten de EER.

YPrime verzekert naleving van deze kennisgeving door gebruik te maken van Standaard Contractuele Clausules die van toepassing zijn, en door elke klacht of elk geschil betreffende het gebruik en de onthulling van Persoonsgegevens in strijd met deze kennisgeving volledig te onderzoeken en te proberen die op te lossen.

Verantwoordelijkheden werknemers van YPrime

Werknemers van YPrime kunnen in het kader van hun werkzaamheden toegang hebben tot de persoonsgegevens van andere personen en van onze klanten en cliënten. Waar dit het geval is, doet YPrime een beroep op individuen om te helpen voldoen aan de verplichtingen inzake gegevensbescherming jegens het personeel en jegens klanten en cliënten.

Werknemers die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn verplicht:

alleen gegevens op te roepen waartoe zij bevoegd zijn, en alleen voor geautoriseerde doeleinden;
gegevens niet openbaar te maken, behalve aan individuen binnen of buiten YPrime die daartoe de juiste machtiging hebben;
gegevens veilig te houden, bijvoorbeeld door te voldoen aan regels inzake toegang tot gebouwen, computertoegang, met inbegrip van wachtwoordbeveiliging, en veilige opslag en vernietiging van bestanden;
geen persoonsgegevens, of apparaten die persoonsgegevens bevatten of die kunnen worden gebruikt om toegang te krijgen tot persoonsgegevens, uit de gebouwen van YPrime te verwijderen zonder passende beveiligingsmaatregelen te nemen zoals encryptie of wachtwoordbeveiliging om de gegevens en het apparaat te beveiligen;
geen persoonsgegevens op te slaan op lokale schijven of op persoonlijke apparaten die voor werkdoeleinden worden gebruikt; en
inbreuken op gegevens waarvan zij kennis krijgen, onmiddellijk te melden aan privacy@yprime.com.

Het niet naleven van deze vereisten kan een disciplinaire overtreding vormen, die behandeld zal worden volgens het disciplinaire beleid en de disciplinaire procedures van YPrime.

YPrime zal alle werknemers een opleiding bieden over hun verantwoordelijkheden inzake gegevensbescherming als onderdeel van het inductieproces en op regelmatige tijdstippen daarna.

Werknemers die in hun functie regelmatig toegang moeten hebben tot persoonsgegevens, of die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de inhoud van deze kennisgeving of voor het reageren op verzoeken om toegang door betrokkenen in het kader van deze kennisgeving, krijgen aanvullende opleiding om hen te helpen te begrijpen wat hun plichten zijn en hoe zij deze moeten naleven.

Internetprivacy

YPrime, of derden op aanwijzing van YPrime, kunnen persoonsgegevens verzamelen via de website van YPrime en de interacties van bezoekers met elementen van deze website, die ook onderworpen zijn aan deze kennisgeving. Dergelijke persoonsgegevens kunnen worden verzameld wanneer een persoon zijn of haar naam en/of adres opgeeft. YPrime, of derden op aanwijzing van YPrime, kunnen ook informatie verzamelen over bezoeken aan de YPrime-website zonder dat een individu actief informatie verstrekt via verschillende geautomatiseerde digitale middelen, zoals IP-adressen, cookie-identifiers, pixels, en eindgebruiker-website-activiteit. Hoewel de informatie die door dergelijke geautomatiseerde digitale middelen wordt verzameld niet direct specifieke individuen identificeert, verzenden internetwebbrowsers automatisch informatie naar de YPrime-website met betrekking tot de software waarmee de computer van een gebruiker werkt, zoals het IP-adres en de browserversie. De door deze technologieën verzamelde informatie kan niet worden gebruikt om individuen te identificeren zonder aanvullende identificeerbare informatie.

Cookies

YPrime maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine gegevensbestanden die door ons platform worden aangeboden en op uw apparaat worden opgeslagen. Onze website maakt gebruik van cookies die door ons of door derden worden geplaatst voor verschillende doeleinden, waaronder het beheer en de personalisering van de website om de ervaring van de gebruikers te verbeteren en voor gerichte reclamedoeleinden. Cookies kunnen vervallen aan het einde van uw browsersessie, of ze kunnen op uw computer worden opgeslagen voor de volgende keer dat u de website bezoekt. U kunt het plaatsen van cookies voorkomen door de instellingen van uw browser aan te passen (raadpleeg de ”Help”-sectie van uw browser om te zien hoe u dit kunt doen). Het uitschakelen van cookies zal invloed hebben op hoe u onze website ervaart.

Machtigingen voor de YPrime-applicatie

Er zijn verschillende machtigingen nodig om toegang te krijgen tot sommige functies van de YPrime-applicatie.

Op Android 11 en lager kan mogelijk een Bluetooth-scan worden gebruikt om informatie te vergaren over de locatie van de gebruiker. Onze applicatie verkrijgt echter geen toegang tot en bekijkt geen gebruikerslocaties. Dit moet worden verklaard bij het geven van ondersteuning voor Bluetooth voor Android. Voor een lijst met specifieke instellingen stuurt u een e-mail naar marketing@yprime.com.

Versie 10, laatst bijgewerkt op 18 juli 2024