Y-Prime, LLC Privacybeleid

Doel

Y-Prime, LLC (YPrime) zet zich in voor transparantie wanneer het gaat over het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens. Dit beleid beschrijft de toewijding van YPrime tot privacy, gegevensbescherming en individuele rechten en plichten met betrekking tot persoonsgegevens.

Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens van klanten, deelnemers aan klinische studies, verkopers, sollicitanten, werknemers, contractanten, vroegere werknemers en bezoekers van de website van YPrime (zoals cookies en internettags), dewelke geleverd worden aan of verzameld worden door YPrime.

Uw privacyrechten in Californië

Onder de Californische “Shine the Light”-wetgeving kunnen residenten van Californië, die bepaalde persoonsgegevens verstrekken voor het verkrijgen van producten of diensten voor persoonlijke, gezins- of huishoudingsdoeleinden, (eenmaal per kalenderjaar), informatie aan ons verzoeken en verkrijgen over de klanteninformatie die wij delen (indien deze er is) met andere ondernemingen voor hun eigen direct marketinggebruik. Indien van toepassing, zou deze informatie de categorieën van klanteninformatie en de namen en adressen bevatten van deze ondernemingen waarmee wij klanteninformatie deelden voor het volledige voorgaande kalenderjaar (bv.in 2021 ingediende verzoeken ontvangen informatie over eventuele uitwisselingsactiviteiten in 2020).

Om deze informatie te verkrijgen, gelieve een e-mail te sturen aan privacy@yprime.com met “Request for California Privacy Information” (Verzoek voor privacy-informatie voor Californië) in de onderwerpregel en in de boodschap zelf. Wij zullen de verzochte informatie naar uw e-mailadres sturen als antwoord.

Houd er rekening mee dat niet alle informatie die wordt uitgewisseld onder de “Shine the Light”-vereisten valt en dat alleen gegevens over informatie die wel wordt uitgewisseld in ons antwoord wordt opgenomen.

YPrime respecteert individuele privacy en waardeert de vertrouwelijkheid van haar klanten, werknemers, deelnemers aan klinische studies, verbruikers, ondernemingspartners en anderen. YPrime streeft ernaar persoonsgegevens te verzamelen, te gebruiken en openbaar te maken conform de wetgevingen van de landen waarmee zij zakendoet. Tegelijk eert zij de traditie van het handhaven van de hoogst mogelijke ethische normen in haar ondernemingspraktijken.

Vragen over dit beleid of verzoeken voor meer informatie dienen gericht te worden aan privacy@yprime.com. YPrime voldoet aan de AVG.

Dit beleid kan af en toe bijgewerkt worden. Wanneer materiële bijwerkingen gemaakt worden, wordt de datum van de laatste herziening weergegeven aan het einde van de pagina.

Definities

“Gegevensbeheerder” is een natuurlijk of wettelijk persoon, overheidsinstantie, agentschap of andere instantie die, alleen of in samenwerking met anderen, de doelstellingen en middelen bepaalt voor het beheren van persoonsgegevens.

“Betrokkene” is een geïdentificeerd of een identificeerbaar natuurlijk levend persoon.

“AVG” is de Algemene Verordening van Gegevensbescherming van de Europese Unie.

“Persoonsgegevens” betreffen eender welke informatie die betrekking heeft op een levend individu die geïdentificeerd kan worden door deze informatie. Onder AVG zijn deze gegevens gekend als “persoonlijk identificeerbare informatie”.

“Verwerking” is eender welk gebruik dat gemaakt wordt van de gegevens, inclusief verzamelen, opslaan, wijzigen, openbaar maken of vernietigen.

“Gegevensverwerker” is een natuurlijk of wettelijk persoon, overheidsinstantie, agentschap of andere instantie die persoonsgegevens verwerkt namens de gegevensbeheerder.

“Speciale categorieën van persoonsgegevens” betekent informatie over de raciale of etnische origine van een individu, strafregistergegevens, politieke opinies, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van vakbonden, gezondheid, seksleven of seksuele oriëntatie en biometrische gegevens, en is een vorm van persoonsgegevens.

“Strafregistergegevens” betekent informatie over de strafrechtelijke veroordelingen en criminele overtredingen van een individu, en informatie met betrekking tot criminele beschuldigingen en procedures.

Beginselen inzake gegevensbescherming

YPrime verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de volgende beginselen inzake gegevensbescherming:

Verwerkt persoonsgegevens op een eerlijke, legale en transparante wijze.
Verzamelt persoonsgegevens enkel voor gespecificeerde, expliciete en wettige doeleinden.
Verwerkt persoonsgegevens enkel waar het adequaat, relevant en beperkt is tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden van het verwerken.
Houdt accurate persoonsgegevens bij en neemt alle redelijke stappen om te verzekeren dat inaccurate persoonsgegevens onmiddellijk verbeterd of gewist worden.
Bewaart persoonsgegevens alleen voor de periode die nodig is voor de verwerking.
Neemt passende maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens veilig zijn en beschermd worden tegen onbevoegde of onwettige verwerking en onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

YPrime neemt de verantwoordelijkheid voor de manier waarop ze persoonsgegevens verkrijgt, verwerkt en verwijdert, en voor de naleving van de bovenstaande beginselen.

Verwerkt persoonsgegevens op een eerlijke, legale en transparante wijze.
Verzamelt persoonsgegevens enkel voor gespecificeerde, expliciete en wettige doeleinden.
Verwerkt persoonsgegevens enkel waar het adequaat, relevant en beperkt is tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden van het verwerken.
Houdt accurate persoonsgegevens bij en neemt alle redelijke stappen om te verzekeren dat inaccurate persoonsgegevens onmiddellijk verbeterd of gewist worden.
Bewaart persoonsgegevens alleen voor de periode die nodig is voor de verwerking.
Neemt passende maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens veilig zijn en beschermd worden tegen onbevoegde of onwettige verwerking en onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
Neemt de verantwoordelijkheid voor de manier waarop ze persoonsgegevens verkrijgt, verwerkt en verwijdert, en voor de naleving van de bovenstaande beginselen.

Wanneer YPrime als de Gegevensbeheerder wordt beschouwd, vertelt het individuen de redenen voor de Verwerking van hun Persoonlijke Gegevens, hoe het dergelijke gegevens gebruikt en de wettelijke basis voor de Verwerking in zijn privacymededelingen, en verwerkt het geen Persoonlijke Gegevens van individuen om andere redenen. Wanneer YPrime zich beroept op zijn legitieme belangen als basis voor de Verwerking van gegevens, zal het een beoordeling uitvoeren om ervoor te zorgen dat deze belangen niet zwaarder wegen dan de rechten en vrijheden van individuen. YPrime zal onmiddellijk persoonsgegevens bijwerken indien een individu adviseert dat zijn/haar informatie gewijzigd of inaccuraat is.

Wanneer YPrime wordt beschouwd als de gegevensverwerker of subverwerker, zal YPrime de persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetten, regels, voorschriften en zoals specifiek aangegeven door de gegevensbeheerder.

Persoonsgegevens verzameld gedurende relaties tussen werknemer en contractor worden bijgehouden in het persoonlijke bestand van de individu, op papier of in elektronische vorm en in de hr-systemen van YPrime. De perioden waarvoor YPrime dergelijke hr-gerelateerde persoonsgegevens bewaart, staan in de privacyverklaringen die aan individuen zijn verstrekt.

Aannemers voor exploitatie en onderhoud voor YPrime hebben soms tijdelijk toegang tot persoonsgegevens tijdens het leveren van producten of diensten aan YPrime. Toegang tot persoonsgegevens door deze aannemers is beperkt tot wat redelijkerwijs noodzakelijk is voor de aannemer om zijn beperkte functie voor YPrime uit te oefenen. YPrime vereist van haar aannemers voor exploitatie en onderhoud om: (1) de privacy van alle persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met deze privacyverklaring, en (2) persoonsgegevens niet te gebruiken of openbaar te maken voor een ander doel dan YPrime te voorzien van producten en diensten, zoals vereist door de wet.

YPrime houdt een logboek bij van haar verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens in overeenstemming met de vereisten van de AVG.

Welke gegevens verzamelen we en hoe worden ze gebruikt?

De gegevens die worden verzameld door YPrime Technologies worden beschouwd als speciale categorie zoals gedefinieerd door de AVG. Gebaseerd op de opzet van de klinische studie, kunnen de verzamelde gegevens het volgende omvatten:

demografische gegevens van de patiënt,
(psychische) gezondheidstoestand van de patiënt,
biometrische gegevens
genetische gegevens.

Gegevens verzameld door YPrime Technologies zijn gerelateerd aan de uitvoering van een klinische studie en betreft het verzamelen van gegevens over een proefpersoon gedekt door de geïnformeerde toestemming.

Individuele rechten

Als betrokkene hebben individuen een aantal rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens.

Toegangsverzoeken

Individuen hebben het recht te weten welke persoonsgegevens over hun beheerd en verwerkt worden door YPrime en zich te verzekeren dat zulke persoonsgegevens accuraat en relevant zijn voor het doel waarvoor YPrime deze verzamelt. Indien een individu een redelijk verzoek indient, zal YPrime hem/haar vertellen:

of zijn/haar gegevens al dan niet verwerkt worden en indien dit zo is, waarom, wat de categorieën van de betreffende persoonsgegevens zijn en de bron ervan, indien de gegevens niet verstrekt werden door de individu;
aan wie zijn/haar gegevens worden of kunnen worden doorgegeven, inclusief aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en de waarborgen die van toepassing zijn op dergelijke doorgiften;
voor hoe lang zijn/haar persoonsgegevens opgeslagen worden (of hoe die periode wordt beslist);
dat hij/zij het recht heeft zijn/haar gegevens te verbeteren of te wissen, of verwerking te beperken of hiertegen bezwaar te maken;
dat hij/zij het recht heeft om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit voor gegevensprivacy als hij/zij denkt dat YPrime zijn/haar rechten inzake gegevensbescherming niet heeft nageleefd, en
of YPrime al dan niet een geautomatiseerde besluitvorming uitvoert samen met de logica die betrokken is bij zulke besluitmaking.

YPrime zal de betrokkene ook voorzien van een kopie van de persoonsgegevens die tijdens het verwerken verzameld werden. Dit zal normaal in elektronische vorm zijn, indien de betrokkene een elektronisch verzoek heeft ingediend, tenzij de betrokkene dit in een andere vorm wenst.

Indien de betrokkene bijkomende kopieën vereist kan YPrime een redelijke vergoeding vragen, dewelke gebaseerd is op de administratieve kosten voor het leveren van de bijkomende kopieën.

Om zulk toegangsverzoek in te dienen, dient de betrokkene een e-email te sturen aan marketing@yprime.com. In praktisch alle gevallen is YPrime wettelijk vereist een identificatiebewijs te vragen vooraleer het verzoek verwerkt kan worden. Ook moet YPrime in sommige gevallen contact opnemen met de gegevensbeheerder als YPrime de gegevensverwerker (of subverwerker) is, indien van toepassing.

YPrime zal normaal binnen de periode van een maand vanaf de datum van ontvangst antwoorden op een verzoek. In sommige gevallen, wanneer YPrime bijvoorbeeld grote volumes persoonsgegevens van de betrokkene verwerkt, zal een antwoord gegeven worden binnen drie maanden vanaf de datum van ontvangst van het verzoek. YPrime zal de betrokkene binnen een maand na ontvangst van het oorspronkelijke verzoek schrijven om hem/haar te vertellen of dit het geval is.

Indien een toegangsverzoek door betrokkene manifest ongegrond of buitensporig is, is YPrime niet verplicht hieraan te voldoen. Alternatief kan YPrime instemmen om te antwoorden, maar zal zij een vergoeding aanrekenen, gebaseerd op de administratieve kosten om te antwoorden op het verzoek. Een voorbeeld van wanneer een toegangsverzoek als manifest ongegrond of buitensporig beschouwd wordt, is indien een verzoek waarop YPrime reeds geantwoord heeft, herhaald wordt. Indien een betrokkene een verzoek indient dat ongegrond of buitensporig is, zal YPrime hem/haar berichten dat dit het geval is en of zij al dan niet hierop zal antwoorden.

Andere rechten

Individuen hebben een aantal andere rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Individuen kunnen van YPrime eisen:

hen te informeren over de verzameling en het gebruik van hun persoonsgegevens;
inaccurate persoonsgegevens te verbeteren;
de verwerking te stoppen of persoonsgegevens te wissen die niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking;
verder te gaan met hun persoonsgegevens op te slaan, maar deze niet te gebruiken;
het recht van een persoon te respecteren om bezwaar te maken tegen het verwerken van hun persoonsgegevens in bepaalde situaties zoals direct marketing;
hen te voorzien van hun persoonsgegevens in een draagbare vorm, zodat ze gemakkelijk naar een andere IT-omgeving kunnen worden overgezet. Wij zullen gewoonlijk voldoen aan dit verzoek door de gegevens te leveren in de vorm van een csv-bestand (comma-separated-values);
het recht van een betrokkene te respecteren met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming, gebaseerd op hun persoonsgegevens;
de verwerking van persoonsgegevens te stoppen of de persoonsgegevens te wissen als het belang van het individu zwaarder weegt dan de legitieme gronden van YPrime voor de Verwerking van Persoonsgegevens (als YPrime zijn legitieme belangen aanvoert als reden voor de verwerking van persoonsgegevens);
de verwerking van persoonsgegevens te stoppen of persoonsgegevens te wissen, indien het verwerken onwettig is; en
de verwerking van persoonsgegevens voor een periode stop te zetten als de gegevens onjuist zijn of als er een geschil is over de vraag of de belangen van het individu zwaarder wegen dan de legitieme gronden van YPrime voor de verwerking van persoonsgegevens.

Om YPrime te vragen een van deze stappen te ondernemen, dient de betrokkene een e-mail te sturen aan marketing@yprime.com.

Personen uit de EU (betrokkenen uit de EU) kunnen een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in hun eigen land en kunnen een beroep doen op bindende arbitrage voor bepaalde resterende claims die niet door andere verhaalmechanismen zijn opgelost.

Indien u een opmerking of een bezorgdheid heeft die niet rechtstreeks met ons opgelost kan worden, kan u ook de competente lokale gegevensbeschermingsautoriteit contacteren.

Veiligheid van gegevens

YPrime neemt de veiligheid van persoonsgegevens ernstig. YPrime heeft interne beleidsregels en controles om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onopzettelijke vernietiging, misbruik of openbaarmaking, en om ervoor te zorgen dat de gegevens niet toegankelijk zijn, behalve door werknemers in de juiste uitvoering van hun taken.

Waar YPrime derde partijen inschakelt voor het verwerken van persoonsgegevens namens hun, doen deze partijen dit op basis van geschreven instructies, hebben zij een geheimhoudingsplicht en zijn zij verplicht gepaste technische en organisatorische maatregelen te implementeren om de veiligheid van de gegevens te verzekeren.

YPrime erkent mogelijke aansprakelijkheid in gevallen waar persoonsgegevens overgedragen kunnen worden naar derde partijen. YPrime zal geen persoonsgegevens overdragen naar een derde partij zonder eerst te verzekeren dat de derde partij zich houdt aan principes of gelijkaardige wetgevingen die een adequaat en gelijkwaardig niveau van bescherming bieden. YPrime draagt geen persoonsgegevens over naar niet-gerelateerde derde partijen, tenzij dit rechtmatig door een klant of een andere gegevensbeheerder wordt bevolen. Dergelijke omstandigheden zijn bijvoorbeeld openbaarmakingen van Persoonsgegevens van een klant die worden vereist door de wet of een juridisch proces, of openbaarmakingen die worden gedaan in het vitale belang van een identificeerbare persoon, zoals met betrekking tot het leven, de gezondheid of de veiligheid. In het geval dat YPrime vereist wordt persoonsgegevens over te dragen naar een niet-gerelateerde derde partij, zal YPrime verzekeren dat zulke partij een adequaat en gelijkwaardig niveau van bescherming biedt. In het geval dat YPrime ontdekt dat een niet-gerelateerde derde partij die persoonsgegevens ontving van YPrime en deze gebruikt of openbaar maakt op een wijze die tegenstrijdig is met deze verklaring, zal YPrime redelijke stappen ondernemen om het gebruik of openbaar maken te verhinderen of te stoppen.

Effectbeoordelingen

Sommige van de verwerkingen die YPrime uitvoert kunnen resulteren in risico’s van de privacy. Waar het verwerken kan resulteren in een hoog risico voor de rechten en vrijheden van het individu, zal YPrime een effectbeoordeling van gegevensbescherming uitvoeren om de noodzakelijkheid en de evenredigheid van het verwerken te bepalen. Dit houdt in de beschouwing van de doelstellingen waarvoor de activiteit uitgevoerd wordt, de risico’s voor individuen en de maatregelen die kunnen gebruikt worden om deze risico’s te verminderen.

Gegevenslekken

Indien YPrime ontdekt dat er een lek optrad in de persoonsgegevens, wat een risico betekent voor de rechten en vrijheden van individuen, zal zij dit rapporteren aan de commissaris voor informatie binnen 72 uur vanaf de ontdekking hiervan. YPrime zal alle gegevenslekken registreren, ongeacht hun effect.

Als de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van individuen, zal zij de getroffen individuen vertellen dat er een inbreuk heeft plaatsgevonden en hen informatie verstrekken over de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die zij heeft genomen om de gevolgen te beperken.

Internationale gegevensuitwisselingen

Persoonsgegevens beheerd of verwerkt door YPrime kunnen overgedragen worden naar landen buiten de EER.

YPrime verzekert de naleving van deze mededeling door van toepassing zijnde Standaard Contractuele Clausules te gebruiken. Bovendien zal YPrime elke klacht of geschil met betrekking tot het gebruik en de openbaarmaking van Persoonlijke Gegevens in overtreding van deze mededeling volledig onderzoeken en proberen oplossen.

Verantwoordelijkheden YPrime-werknemers

YPrime-werknemers kunnen toegang hebben tot de persoonsgegevens van andere individuen en van onze klanten tijdens hun tewerkstelling. Waar dit het geval is, vertrouwt YPrime op individuen om te helpen voldoen aan haar verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming tegenover personeel en klanten en opdrachtgevers.

Van werknemers die toegang hebben tot persoonsgegevens wordt vereist:

enkel toegang te hebben tot gegevens waarvoor zij toegangsautoriteit hebben en enkel voor geautoriseerde doeleinden;
gegevens niet openbaar te maken, uitgezonderd aan individuen zowel binnen als buiten YPrime die de gepaste autorisatie hebben;
gegevens veilig te houden, bijvoorbeeld door te voldoen aan de regels voor toegang tot gebouwen, computers, inclusief paswoordbeveiliging, en veilige opslag en vernietiging van bestanden;
noch persoonsgegevens te verwijderen, noch toestellen die persoonsgegevens bevatten of gebruikt kunnen worden voor toegang hiertoe, uit de gebouwen van YPrime zonder gepaste veiligheidsmaatregelen te nemen zoals versleuteling of paswoordbeveiliging om de gegevens en het toestel te beveiligen.
geen persoonsgegevens op te slaan op lokale schijven of op persoonlijke toestellen die gebruikt worden voor werkdoeleinden; en
gegevenslekken waarvan zij zich bewust zijn, onmiddellijk te rapporteren aan privacy@yprime.com.

Het niet naleven van deze vereisten kan leiden tot een disciplinaire tekortkoming die zal behandeld worden volgens het disciplinaire beleid en de procedures van YPrime.

YPrime zal training geven aan alle medewerkers over hun verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming als onderdeel van het introductieproces en daarna met regelmatige tussenpozen.

Werknemers wiens rol regelmatige toegang vereist tot persoonsgegevens, of die verantwoordelijk zijn voor het implementeren van dit beleid of antwoorden op toegangsverzoeken onder dit beleid, zullen een bijkomende opleiding ontvangen om hen te helpen hun plichten te begrijpen en hoe ze daaraan kunnen voldoen.

Internetprivacy

YPrime, of derde partijen jegens YPrime, kunnen persoonsgegevens verzamelen via hun website en interacties van bezoekers met elementen van haar website, die ook onderwerp uitmaken van dit beleid. Zulke persoonsgegevens kunnen verzameld worden wanneer een persoon zijn of haar naam en/of adres ingeeft. YPrime, of derde partijen jegens YPrime, kunnen ook informatie verzamelen over bezoeken aan de YPrime-website, zonder dat een individu actief informatie indient en dit via verschillende geautomatiseerde digitale middelen, zoals IP-adressen, cookie-identificatoren, pixels, en eindgebruikersactiviteit van de website. Hoewel de verzamelde informatie door zulk geautomatiseerde digitale middelen specifieke individuen niet rechtstreeks identificeert, geven internetwebbrowsers automatisch informatie door naar de YPrime-website met betrekking tot de software waarmee de computer van de gebruiker werkt, zoals het IP-adres en de browserversie. Informatie verzameld door deze technologieën kan niet gebruikt worden om individuen te identificeren zonder bijkomende identificeerbare informatie.

Cookies

YPrime gebruikt cookies, dit zijn kleine gegevensbestanden die door ons platform bediend worden en op uw toestel opgeslagen worden. Onze website gebruikt cookies die door ons of door derde partijen geplaatst worden voor een variëteit van doelstellingen, inclusief om de website te bedienen en te personaliseren om de ervaring van gebruikers te verbeteren en voor doelgerichte reclamedoeleinden. Cookies kunnen vervallen aan het einde van uw browsingsessie, of kunnen opgeslagen worden op uw computer, klaar voor de volgende keer dat u de website bezoekt. U kunt het plaatsen van cookies voorkomen door de instellingen van uw browser aan te passen (ga naar de sectie ‘Help’ van uw browser om te zien hoe dit moet). Cookies uitschakelen zal de manier waarop u onze website ervaart, beïnvloeden.

YPrime-toepassingsmachtigingen 

Er zijn verschillende toestemmingen nodig om toegang te krijgen tot sommige functies van de YPrime-toepassing.

Op Android 11 en lager kan een Bluetooth-scan mogelijk gebruikt worden om informatie over de locatie van de gebruiker te verzamelen. Onze applicatie heeft geen toegang tot de locatie van de gebruiker en bekijkt deze ook niet, maar het is vereist om dit aan te geven bij het bieden van ondersteuning voor Bluetooth voor Android. Stuur voor een lijst met specifieke instellingen een e-mail naar marketing@yprime.com.

Versie 10, laatst bijgewerkt 18 juli 2024